Prestataire de services : comment automatiser ses processus ? ⚙️
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Prestataire de services : comment automatiser ses processus ? ⚙️

Nous vous l’annoncions avant la période estivale, Echoline est désormais la seule société de veille réglementaire en France à être certifié ISO 9001 – 14001 – 45001!!! 🎉

➡️ Comme prévu, nous vous donnons plus de précisions sur cette aventure en quelques épisodes :

📰 Certification épisode 1 – Echoline obtient sa triple certification QSE : pourquoi ?
📰 Certification épisode 2 – Quand et comment ?
📰 Certification épisode 3 – Processus & automatisation
📰 Certification épisode 4 – Et la tech ?
📰 Certification épisode 5 – L’animation du système de management au quotidien


Aujourd’hui c’est donc l’épisode 3 par Yann LESUEUR, ingénieur HSE et référent Grands Comptes !

Avant de s’engager dans une démarche de certification ISO 9001, Echoline avait mis en place et documenté plusieurs de ses processus clients. Cela garantissait la qualité des prestations livrées avec plusieurs objectifs :

  • respecter les engagements contractuels,
  • avoir une satisfaction élevée de tous les clients, de la TPE au Grand Compte,
  • standardiser les prestations quelque soit le consultant.

Le projet de certification du système de management qualité ISO 9001 a été l’opportunité d’aller plus loin : automatiser les processus métiers. Cette démarche s’inscrivant parfaitement dans une approche d’amélioration continue de nos processus métiers : déploiement de l’application Echoline et suivi des veilles réglementaires mises en place.
 

🤔 En quoi consiste l’automatisation des processus ?

 
Dans chacun de nos métiers certaines tâches sont chronophages et la plus value de l’humain est minime. L’automatisation de ces tâches va permettre de supprimer l’intervention humaine pour ces tâches simples et répétitives. Dans ce projet Echoline a choisi d’utiliser la solution proposée par Bubblz.
 

🔄 Le système automatisé un cercle vertueux

 
De manière générale l’automatisation des processus présente des avantages pour les entreprises, les salariés et les clients :

  • Automatiser les tâches chronophages qui sont souvent sources d’erreur ;
  • Recentrer l’humain sur des tâches que lui seul peut réaliser. Le temps de travail est ainsi optimisé pour traiter des sujets nécessitant l’expertise d’un juriste ou d’un ingénieur ;
  • Une meilleure gestion des flux de travail à la fois pour ceux qui exécutent les processus et ceux qui les pilotent ;
  • Amélioration des conditions de travail ;
  • Meilleure performance globale dans le travail ;
  • Plus grande satisfaction des clients sur le déroulement du service, la qualité des livrables, les délais de traitement.

 

💪 Bubblz va plus loin

 
Echoline s’est tourné vers Bubblz qui permet d’aller plus loin dans l’automatisation de ses processus. Tout d’abord des processus complexes peuvent être traités puisque l’application permet de les découper en plusieurs étapes clés avec, pour chacune d’elles, des données d’entrée et des données de sortie, ainsi que des points de contrôle empêchant de délivrer des prestations non-conformes vis-à-vis de nos standards et des attentes du client. Les flux de travail ont ainsi été personnalisés à 100% pour Echoline.

Il était important pour l’équipe d’avoir la possibilité de :

  • D’échanger des informations et documents entre les différentes personnes intervenant dans le projet. Qu’elles soient internes ou externes à Echoline ;
  • Les consultants voient les données et les documents centralisés dans les projets qu’ils suivent ;
  • Les livrables sont standardisés et personnalisables à la fois ;
  • L’avancement du projet est suivi par un système d’alerte ;
  • Les pilotes de processus ont une vision globale sur les projets initiés, en cours et terminés.

 

🎉 Des résultats concluants

 
« 100% de nos mails partent avec leurs pièces jointes » 😉

Déployée depuis plusieurs mois, les résultats de l’automatisation des processus sont positifs sur nos processus, les avantages présentés ci-dessus sont constatés et appréciés de tous : les pilotes de processus, les salariés et les clients. La compétitivité est garantie, les clients sont tous satisfaits et les salariés font le travail pour lequel ils apportent une valeur intellectuelle et technique.

Pour reprendre les propos de Dalila à l’épisode 2, cette démarche s’est parfaitement inscrite dans notre certification qui représente : « Une méthode, un garde-fou, de la rigueur, de la traçabilité à bon escient, du bon sens, un formidable travail en équipe ».

Yann LESUEUR – Ingénieur HSE et référent Grands Comptes

➡️ On vous donne rdv au prochain épisode dans quelques semaines pour en savoir plus sur l’aventure QSE Echoline et profiter de notre expérience exaltante racontée par nos collaborateurs !

📰 Certification épisode 1 – Echoline obtient sa triple certification QSE : pourquoi ? une explication de Tristan Watts
📰 Certification épisode 2 – Quand et comment ? les détails de Dalila Watts
📰 Certification épisode 3 – Processus & automatisation : une explication de Yann Lesueur, ingénieur HSE et référent Grands Comptes
📰 Certification épisode 4 – Et la tech ? : l’avis de Sylvain Glaçon, CTO
📰 Certification épisode 5 – L’animation du système de management au quotidien : Gaylord Bolzinger, pilote du processus production, et Stéphanie Garrigues, juriste HSE et correspondante QSE