Comment réussir sa veille réglementaire HSE en 6 étapes
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Comment réussir sa veille réglementaire HSE en 6 étapes

Depuis l’Antiquité 🏺 persiste une idée selon laquelle toute organisation doit avoir une connaissance parfaite de ses devoirs car « nul n’est censé ignorer la loi ». Dans la réalité les moyens des organisations alloués à la veille réglementaire sont souvent insuffisants ou mal exploités : manque de temps, manque d’outils, manque de connaissances.

Pourtant la connaissance de ses devoirs permet aux organisations de tirer de nombreux bénéfices : amélioration des relations sociales, baisse des accidents, culture de la performance… Et connaître ses devoirs implique en parallèle une connaissance de ses droits. Or on les ignore bien souvent, même quand il s’agit de bénéficier d’aides.

« Un droit n’est jamais que l’autre aspect d’un devoir. » Jean-Paul Sartre 👴🏻

 

Dans les domaines de l’environnement, de la santé et de la sécurité au travail, les enjeux sont d’autant plus grands. La veille réglementaire est même incontournable pour les entreprises et organisations ayant des systèmes de management certifiés ISO 14001, ISO 50001, MASE et OHSAS 18001 ou ISO 45001.

 

⁉️ Commençons par le début : qu’est-ce que la veille réglementaire ?

 

La veille réglementaire est un procédé dont l’objectif est, dans un premier temps, d’identifier les textes applicables à une organisation à un instant t. Dans un second temps, il est de suivre les évolutions réglementaires : nouveautés, modifications ou encore abrogation de textes.

La suite logique à la mise en place d’une veille réglementaire est l’évaluation de conformité. ⚙️ Cette étape peut être résumée comme « Le processus formalisé d’identification et de mise à jour des exigences légales applicables ». L’objectif est d’évaluer pour chacune des exigences applicables la conformité des installations, procédés, infrastructures etc. et de statuer sur la conformité.

Comme tout processus, il nécessite des données d’entrée. Ici le processus de veille et d’évaluation se suivent, les données de sortie de la veille réglementaire sont donc les données d’entrée de l’évaluation : textes législatifs français, européens et internationaux, contexte géographique de l’organisation, la nature de l’entreprise (activités, produits, etc.).

 

👤 Qui est concerné par la veille réglementaire HSE ?

 

Tout le monde ! Le contexte réglementaire actuel est extrêmement tendu. Les textes réglementaires existants sont régulièrement modifiés et de nouveaux textes paraissent sur des sujets encore non-encadrés par la réglementation.

Toutes les organisations sont soumises à cette pression réglementaire toujours plus importante.

Il est donc aujourd’hui, plus que jamais, indispensable d’anticiper les changements à venir afin de mieux piloter son organisation et ne pas subir l’évolution de la réglementation. Et la mise en place d’une veille réglementaire vous y aidera !

 

1️⃣ère étape: Structurer le processus de veille réglementaire

 

⌛ Le timing

La question du timing est primordiale ! Notre retour d’expérience montre que la réussite de mise en place d’une veille réglementaire dépend du moment choisi et du temps accordé à son déploiement. Et cela même si vous externalisiez votre veille réglementaire.

Comme tout projet, la mise en place d’une veille réglementaire doit être préparée et du temps doit être consacré à sa mise en place. Déployer une veille réglementaire dans l’urgence et/ou sans lui accorder de temps peut compromettre son exhaustivité, son efficacité ou sa bonne utilisation. Vous risquez donc de perdre du temps en devant, par la suite, reprendre votre projet.

Echoline conseille ses clients pour une mise en place efficace et durable de son application de veille réglementaire.

Besoin d’aide pour votre projet de veille réglementaire ? Contactez-nous, par mail, par téléphone ou prenez rendez-vous !

 

‍👩🏼🧑🏿🧑🏻👩🏽 Les acteurs

Il est fondamental d’identifier les acteurs qui auront un rôle à jouer dans le processus. Parmi les acteurs à impliquer nous pouvons retrouver des personnes internes à l’organisation (direction de l’entreprise, les instances représentatives du personnel etc) et des externes (organismes de certification, actionnaires, riverains, collectivités, assureurs,…).

L’acteur incontournable à prendre en compte et à intégrer au projet est l’utilisateur. C’est lui qui va quotidiennement utiliser, et parfois même gérer, le processus de veille réglementaire. Il devra donc aider à en déterminer la forme, le format, le contenu et divers critères, tels que la périodicité de mise à jour de la base réglementaire, les modalités d’évaluation de conformité, la gestion des plans d’actions, les besoins en termes d’utilisation, etc.

Pour une veille réglementaire environnement, énergie, sûreté, santé et sécurité au travail, les premiers des utilisateurs seront naturellement la fonction HSE ou son représentant : responsable QSE/HSE, animateur HSE, technicien HSE, coordinateur QSE, etc.

 

🛠️ Les méthodes et moyens

Au moment de mettre en place un processus de veille réglementaire il vous faudra, pour compléter son organisation, définir des moyens techniques, humains, commerciaux, des interfaces. Il s’agit d’établir un cahier des charges complet et précis afin que chaque interlocuteur de l’organisation puisse y trouver son compte et que le processus de veille mis en place réponde aux attentes exprimées.

Choisir d’externaliser sa veille ne signifie pas s’en détacher. Au contraire, Echoline convient avec ses utilisateurs qui doit avoir accès à l’application, qui doit pouvoir évaluer la conformité de l’organisation, qui reçoit des alertes. Et les organisations utilisatrices de notre veille réglementaire définissent en interne des réunions, des actions et des moyens qui sont alloués pour faire vivre ce processus.

 

2️⃣ème étape : Construire son référentiel réglementaire HSE

 

🖥️ Sources de veille réglementaire : choisir un outil clé en main

Avec l’ère du numérique une quantité abondante d’informations est accessible gratuitement. Mais cette information est dispersée sur de multiples plateformes où il est plus ou moins facile d’y trouver ce que l’on cherche.

Sur les plateformes réglementaires, impossible de faire le tri afin d’identifier les textes applicables selon l’activité, l’organisation ou autre critère. Elles présentent bon nombre d’autres inconvénients :

  • Pas de vulgarisation et d’explication des textes réglementaires dans un langage commun. Ils sont souvent incompréhensibles pour des novices du droit ;
  • Pas de newsletters gratuites pour vous assurer une alerte rapide et exhaustive des nouveautés réglementaires qui vous concernent.

Parcourir vous-même les sources réglementaires et vous tenir informé des nouveautés s’avère être une tâche chronophage, frustrante et coûteuse pour votre organisation. Les coûts associés correspondent à des milliers d’euros par an! 💸

C’est pour vous éviter tous ces méfaits qu’Echoline existe ! Dès la mise à disposition de leur veille réglementaire, nos utilisateurs disposent d’un outil complet :

  • un référentiel réglementaire 📕 en ligne comptant uniquement les textes applicables à votre organisation (personnalisation et exhaustivité garanties à 100%) ;
  • une fiche de synthèse 📑 pour chaque texte afin d’aider à sa compréhension ;
  • une mise à jour au fil de l’eau 🌊 de votre référentiel réglementaire ;
  • des notifications 🔴 des mises en jour dans l’application Echoline ;
  • des alertes mail ✉️ personnalisées pour vous signaler les nouveautés réglementaires qui vous concernent.

Essayez gratuitement Echoline pendant 1 mois !

 

🏗️ Construire et affiner sa base réglementaire initiale

Comme précisé précédemment, la construction d’un référentiel réglementaire est une tâche fastidieuse. Il vous faudra consulter toutes les sources réglementaires et y trouver, parmi les milliers de textes, ceux applicables à votre organisation selon votre effectif, votre statut juridique, votre classement ICPE, vos équipements, etc.

Les informations trouvées devront être enregistrées dans un registre listant chacun de ces textes avec la saisie, pour chacun d’eux, d’informations utiles : titre, type, date, mise à jour, champ d’application, source, etc.

Echoline vous permet, grâce à une méthode éprouvée sur des milliers de sites, de définir rapidement votre profil réglementaire et de mettre à disposition, en ligne, un référentiel réglementaire personnalisé et exhaustif des textes qui vous sont applicables.

En plus d’un accès facilité à votre veille réglementaire, l’application Echoline classe vos textes selon plusieurs critères : dates, thèmes, type, etc. Vous pourrez ainsi chercher et trouver facilement les informations souhaitées selon vos critères de recherche.

 

3️⃣ème étape : Analyser les textes et identifier les exigences

 

🔎 Identifier la nature des textes

A quoi servirait de construire un référentiel de textes réglementaires si, dans l’organisation, personne n’en comprend la teneur ? En effet la compréhension de la législation est rendue complexe par la construction des textes et par la manière dont ils sont rédigés.

Il faut alors rédiger pour chaque texte des notes pour qu’une personne n’ayant pas une connaissance du sujet puisse saisir la teneur du texte et identifier les informations clés : qui est concerné, quand s’applique t-il, quand à t-il été modifié, etc.

Echoline met à disposition, pour chaque texte, une synthèse vulgarisant le contenu du texte et donnant les informations clés nécessaires aux acteurs du processus de veille réglementaire. Un gain de temps majeur pour nos utilisateurs.

Consultez ces synthèses, essayez gratuitement pendant 1 mois !

 

 📑 Réaliser un support d’analyse des exigences

Un texte réglementaire peut être à titre informatif ou comporter des exigences (prescripteur). Un même texte pouvant comporter plusieurs articles, plusieurs paragraphes ne contenant pas tous des exigences. Ajouté à cela l’illisibilité du langage juridique, des nombreuses références et renvois à d’autres articles de loi ou de Code, un novice en droit est vite perdu et découragé. Pour démêler tout cela il vous faudra construire un support d’analyse des exigences.

L’objectif est d’identifier, pour chaque texte, s’il contient des obligations réglementaires (texte pour information ou texte prescripteur) et d’isoler chacune des exigences. Sans application de veille réglementaire en ligne, il vous faudra :

  • Des personnes ayant une expérience et des connaissances en droit ;
  • Allouer du temps à vos équipes pour partager et valider les analyses faites ;
  • Disposer de moyens techniques permettant de rendre ces analyses facilement exploitables par les utilisateurs.

Dans son application, Echoline permet d’identifier d’un seul coup d’œil les textes informatifs des textes prescripteurs. Ces derniers sont décortiqués, les parties informatives et les exigences réglementaires sont isolées.

 

4️⃣ème étape : Mettre à jour sa base de données réglementaire initiale

 

Critères de mise à jour

Le principe même à la base de la veille réglementaire est le suivi des nouveautés et des mises à jour réglementaires. En effet le référentiel de textes constitué, comme toute base de données, n’a rapidement plus de valeur s’il n’est pas mis à jour. Et cela va très vite car des textes réglementaires paraissent chaque jour !

Les plateformes législatives gratuites ne disposant pas de système d’alerte et de newsletter personnalisées, il vous faudra donc consulter périodiquement, et le plus régulièrement possible, les publications législatives avec, pour objectif, d’identifier les nouvelles réglementations applicables et les mises à jour des textes déjà identifiés dans votre référentiel réglementaire.

Encore une fois il s’agit d’une tâche chronophage et coûteuse en temps de travail. Mais Echoline vous en dispense : sur la base du profil réglementaire définie, notre application vous attribue les nouveaux textes vous concernant et les textes de votre veille réglementaire sont mis à jour. Un gain de temps assuré !

 

✉️ Information des acteurs

Faire une veille réglementaire de son côté et conserver toutes les informations pour soi n’a aucun intérêt et fera l’objet de remarques si vous êtes audité. Vous devrez donc définir et mettre en place des moyens d’informer les acteurs impliqués des nouveautés réglementaires.

L’application Echoline vous notifie les textes nouveaux, modifiés ou abrogés. En complément, pour ne pas vous obliger à vous connecter pour être informé, vous définirez lors de la mise en place de votre veille réglementaire qui doit être alerté. Ainsi chaque utilisateur désigné recevra des alertes mail et une newsletter mensuelle.

 

5️⃣ème étape : Conformité réglementaire HSE

 

✅ Evaluer la conformité

Après l’étape 4, nous pouvons considérer que votre veille réglementaire est complète et opérationnelle. Néanmoins, pour aller plus loin, une fois votre référentiel réglementaire constitué et tenu à jour, il vous faudra évaluer la conformité de votre organisation. C’est à dire comparer l’état de votre organisation avec ce qui est attendu dans les exigences réglementaires. Vous saurez alors si vous êtes conforme ou non-conforme à la réglementation.

Selon la taille de votre référentiel réglementaire, évaluer la conformité de chacune des exigences applicables demandera du temps et des ressources internes. Il faudra travailler en équipe, et vous entourer des bonnes personnes puisque vous devrez rassembler et analyser une grande quantité d’informations sur des sujets divers (équipements frigorifiques, radioprotection, risque chimique, …). Avant de vous lancer dans l’évaluation une analyse préalable des exigences pour rapprocher personnes compétentes et textes réglementaires sera donc nécessaire pour cadrer votre projet et solliciter les bonnes ressources.

La difficulté principale subsistante est de bien identifier la nature des exigences. Pour les utilisateurs d’Echoline l’analyse rapide de la synthèse des textes permet de dégager d’emblée énormément d’éléments. Suite à cette analyse, l’utilisateur connaît toutes les principales exigences et va donc pouvoir identifier les personnes susceptibles de l’assister dans l’évaluation de la conformité.

Echoline va plus loin dans son accompagnement puisqu’elle propose à ses utilisateurs des audits de conformité. Nos consultants se chargent de cadrer le projet et conduire le projet. Vous bénéficiez ainsi pleinement de notre expertise et de nos retours d’expériences.

Découvrez l’évaluation exigence par exigence gratuitement Echoline pendant 1 mois !

 

⚙️ Établir un plan d’action de mise en conformité

A l’issue de la phase d’évaluation de conformité, vous aurez identifié les exigences pour lesquelles votre organisation est conforme mais également celles pour lesquelles vous n’êtes pas conforme. Il ne s’agit pas de s’arrêter là. Pour chaque non-conformité identifiée vous devrez planifier une action de mise en conformité. L’ensemble de ces actions devront être regroupées dans un plan d’action où nous retrouverons les détails de chaque action : moyens dédiés, responsable, date limite, etc. Vous aurez donc plusieurs options : intégrer ses actions à un plan d’action global ou créer un plan d’action dédié à la veille réglementaire.

L’application Echoline vous permet de créer des actions qui alimenteront un plan d’action dédié à la veille réglementaire. Une fois ces actions réalisées, le statut « non-conforme » des exigences auxquelles elles sont liées passera en « conforme ». 🎉 Et si vous souhaitez intégrer ces actions à un plan d’action global, vous pourrez exporter celui d’Echoline en 1 clic.

6️⃣ème étape : Suivre et diffuser les indicateurs de conformité

De toutes ces données collectées et crées vous devrez extraire des indicateurs numériques vous permettant facilement d’interpréter l’état et l’avancement de votre veille réglementaire, de votre évaluation réglementaire et de votre plan d’action. 📊 Il est important de définir ces indicateurs avec tous les acteurs du processus de veille réglementaire HSE puisque c’est eux qui devront les mettre à jour et les exploiter pour apporter d’éventuels changements à leur système de management.

Tout comme les données collectées et consolidées aux précédentes étapes, inutile de garder ça pour vous. Utilisez les indicateurs pour communiquer sur les points à améliorer et les points forts de votre organisation, cela sera plus parlant que de citer des articles du Code, des arrêtés ou des lois.

Echoline dispose d’un module complet dédié aux statistiques. Ce module permet de nombreuses actions : indicateurs personnalisés, comparaison par site, comparaison par date, export sous différents formats, etc.

De plus le fait de donner des accès à votre veille règlementaire Echoline à des profils différents leur permet aussi d’avoir accès aux statistiques. Pour ceux n’ayant pas d’accès, l’extraction au format Pdf ou Excel est idéal à partager.

 

🕵️‍♀️ Le cas des systèmes de management HSE certifiés :

Pour les organisations dont le système de management HSE est certifié, le respect des 6 étapes vous permettra de passer haut la main l’épreuve de l’audit. Du moins pour la partie veille réglementaire. N’hésitez pas à vous faire assister par des professionnels comme Echoline.

En effet lors de l’audit de certification initiale, l’auditeur évaluera :

  • La qualité de votre référentiel réglementaire : personnalisation et exhaustivité ;
  • La pérennité du processus de veille réglementaire permettant de la maintenir à jour ;
  • L’implication des différents acteurs de votre organisation dans le processus de veille réglementaire ;
  • L’avancement du travail d’évaluation de la conformité de votre organisation ;
  • La mise en place d’un plan d’actions pour corriger les non-conformités identifiées.

Pour les audits de suivi et de renouvellement, l’auditera sera plus attentif à l’évolution de votre veille réglementaire :

  • Le contenu du référentiel réglementaire est maintenu à jour ;
  • L’évaluation de la conformité est maintenu au même niveau ou améliorée selon votre avancement à l’audit précédent ;
  • Les actions de mise en conformité sont suivies et mises en oeuvre.

 

Besoin d’aide pour votre projet de veille réglementaire ? Contactez-nous, par mail, par téléphone ou prenez rendez-vous !