L’URSSAF rappelle que, depuis juillet 2019, les entreprises peuvent mettre à disposition de manière dématérialisée les documents et pièces justificatives établis lors d’un contrôle.

L’arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier pouvant être :

• conservés sur support informatique
• transférés d’un support papier vers un support informatique
• archivés numériquement

Le transfert des pièces justificatives et documents établis sur support papier vers un support informatique et l’archivage numérique doivent être réalisés dans les conditions et garanties prévues par livre des procédures fiscales. En effet, l’article A102 B-2 du livre des procédures prévoit :

1️⃣ Le transfert des factures établies sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.

2️⃣ L’archivage numérique peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet.

Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

3️⃣ Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document est conservé sous PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. Ces derniers sont assortis :

• d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile
• d’une empreinte numérique
• d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile
• ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Sources :

Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité sociale

Article A102 B-2 du livre des procédures fiscales

urssaf.fr, Modalités de dématérialisation des pièces justificatives mises à disposition lors d’un contrôle

Amandine CORNIL – Juriste RH – amandine.cornil@echoline.fr