Étape préliminaire essentielle à une veille réglementaire HSE de qualité, la question du timing doit être prise au sérieux pour enclencher un processus structuré.

En effet, la durée de mis en place de la veille réglementaire va dépendre de plusieurs paramètres qui devront être définis au préalable. Nous pensons notamment aux deadlines imposées par le décideur interne (DG, responsable HSE, etc.), l’état de la base de réglementaire HSE initiale, mais aussi et surtout le fait d’avoir recours à une prestataire externe pour réaliser sa veille ou bien internaliser le processus.

Externaliser sa veille : un gain de temps considérable ?

Construire une base réglementaire peut prendre beaucoup de temps, surtout avec les ressources gratuites à disposition sur internet. Le temps passé à éplucher les textes réglementaires peut varier de manière considérable entre la construction d’une base réglementaire à la main et l’utilisation d’un outil de veille.

En effet, encore beaucoup d’entreprises font le choix de construire leur veille réglementaire “manuellement” via des sources sur internet telles Legifrance par exemple, si on ne peut faire plus complet (35 000 textes publiés au JORF tous les ans), la notion de filtrage des textes prend une dimension vertigineuse. De plus, la gestion de la base réglementaire se fait généralement sur Excel, outil pratique mais n’apportant aucune valeur ajoutée si ce n’est de pouvoir classer les textes.

Un outil de veille réglementaire performant représente un gain de temps considérable faisant passer une base de 35 000 textes publiés par an à 300 textes applicables en moyenne. En effet, après une étude réalisée auprès de nos clients, une solution telle que la nôtre fait économiser presque 50 000 heures de travail à ses utilisateurs par an.

En terme de sous-traitance, il y a également la possibilité de passer par une externalisation complète (consultants, agences etc.), dans ce cas, il faudra prendre en compte la durée de mise en place. En moyenne, celle-ci est d’au moins 30 jours après la visite initiale du site, cette durée peut bien sûr dépendre de la complexité des activités du site, de son contexte réglementaire, de la façon dont sont structurés ses données, des travaux antérieurs en la matière, etc.

Comme vous le voyez, il y a différentes façons d’externaliser votre veille réglementaires avec des répercussions très variables sur le temps de mise en place. Nous vous conseillons donc vivement d’avoir recours à une solution de veille réglementaire pour un gain de temps optimal.

 

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